Käsiraamat: strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine

Käsiraamat: strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine

6.4.1.3 Majandamiskulud

Uuendatud 01.02.2021

Majandamiskuludeks on kulud vastavalt üldeeskirja kontoklassis 55 toodule, nt bürootarbed, kinnisvara haldamis- ja üürikulud, sideteenused, transpordikulud, infotehnoloogilised kulud, koolituskulud jne. Majandamiskuludes kajastuvad kasutusrendi kulud, kuid ei kajastu kapitalirendi lepingutega kaasnevad väljaminekud (need kajastuvad investeerimis- ja finantseerimistehingutena).

Majandamiskulusid planeeritakse lähtudes eelarveklassifikaatorist eelarve kontol 55. Majandamiskulusid planeeritakse perioodis, millal need tekivad (st millal saadi vastav teenus või tarbiti lattu varem soetatud kaup või saadi ostmisel kuluks arvatav kaup), sõltumata sellest, millal saadakse vastav arve või selle eest tasutakse.

Näide – koolituskulude kajastamine
Asutus sõlmib 2021.aasta oktoobris lepingu koolituste tellimiseks summas 10 000 eurot. Koolitused viiakse läbi 2021 novembris-detsembris. Koolituste arve väljastatakse 10.01.2022 ning selle eest tasutakse 2022 veebruaris.
Eelarves planeeritakse koolitustega seonduvat kulu 2021, kuna see on eelarveaasta, mil vastav teenus saadakse. Arve kuupäev ja selle tasumise kuupäev ei mõjuta vastava kulu kajastamise hetke.


Näide – kasutusrendi kulude kajastamine
Asutusel on sõlmitud hoone üürileping 5 aastaks igakuiste maksetega 20 000 eurot kuus. Eelarves planeeritakse aasta rendikulu 12 x 20 000 = 240 000 eurot, sõltumata rendimaksete tegemise hetkest. Juhul, kui lepingust tulenevalt  korrigeeritakse lepingu perioodil rendimaksete suurust (nt inflatsiooni võrra), tuleb tõenäolist korrigeerimist võtta arvesse rendikulu planeerimisel.

 

Pikaajalised lepingud

Pikaajaliste teenuse osutamise lepingutega kaasnevat kulu jagatakse perioodide vahel, mil vastavat teenust saadakse.

Näide – pikaajaline teenuse ostmise leping
Asutus sõlmib 2021.a. detsembris 2-aastase IT-süsteemide hoolduslepingu aastateks 2022-2023 kogumaksumusega 1 miljon eurot, millele lisandub käibemaks 20%. Lepingu eest tasutakse pärast teenuste osutamist 2024 jaanuaris.
Eelarves planeeritakse nii 2022 kui 2023 eelarves kulu 500 000 eurot, lisaks planeeritakse mõlemasse aastasse kaasnev käibemaksukulu 20%, st 100 000 eurot kummassegi aastasse (eeldusel, et mõlemal aastal osutatakse teenust ligikaudu samas mahus – osutatud teenuse maht võib olla iga-aastaselt sama, kuna seda eraldi dokumendi alusel hiljem ei fikseerita, või kui seda peaks fikseerima kas üleandmis-vastuvõtu akt või mõni muu raamatupidamise dokument, siis lähtudes sellest dokumendist), sõltumata sellest, millal leping sõlmiti või selle eest tasuti. Käibemaksu planeeritakse eraldi kontol 601000.


Varud

Bilansis kajastatavate varude puhul (nt strateegilised varud) planeeritakse kulu perioodis, mil antud varud kasutusele võetakse või maha kantakse (mitte perioodis, mil varud soetatakse). Bürootarbeid (nt paber, kirjutusvahendid ja printeritahm) ja muid sarnaseid esemeid, mis võetakse kasutusele varsti pärast nende soetamist, planeeritakse majandamiskuluna soetamise aastal. Varude soetusega seotud käibemaksukulu planeeritakse kontol 601000 soetuse aastal käibemaksu planeerimise liikide üldreegli alusel (vt käesoleva juhendi ptk 6.4 „Kulude planeerimine“).

Näide – bilansis kajastatavate varude planeerimine
Asutus soetab 2021 lõpus varud summas 100 000 eurot, mille eest tasutakse 2022 jaanuaris. Varud kasutatakse eeldatavalt 4 aasta jooksul. Eelarves planeeritakse igal aastal kulu, lähtudes varude hinnangulisest kasutusele võtmisest ja maha kandmisest (juhul, kui varusid kasutatakse igal aastal võrdselt, planeeritakse igal aastal eelarves kulu 25 000 eurot).


Näide – bürootarvete planeerimine
Asutus plaanib 2022.a. jooksul soetada bürootarbeid summas 50 000 eurot. Osa bürootarvetest võetakse kasutusele kohe, osa vastavalt vajadusele kas sama või järgneva aasta jooksul.
Kuna bürootarvete soetamise ja kasutuselevõtmise vahel ei ole enamasti pikaajalist viivitust, ei pea neid kajastama varuna ning neid planeeritakse kuluna soetamise aastal. 2022 eelarves planeeritakse kulu summas 50 000 eurot, sõltumata bürootarvete kasutusele võtmise hetkest ning nende eest tasumise hetkest.


Väheväärtuslik vara

Majandamiskuludeks loetakse ka väheväärtusliku vara soetamist – vastavat kulu planeeritakse vara soetamise hetkel. Väheväärtuslikuks varaks loetakse vara soetusmaksumusega alla põhivara arvele võtmiseks kehtestatud piirmäära.

Näide – väheväärtusliku vara planeerimine
Asutus soetab 2021 lõpus kontorimööblit maksumusega alla 2000 euro. Mööbli eest tasutakse 2022 jaanuaris. Eelarves planeeritakse mööbel kuluna selle soetamise aastal ehk 2021.


Põhivara remont ja hooldus

Majandamiskuludeks loetakse põhivara remonti ja hooldust, kuid ei loeta põhivara soetamist ja parendusi (need kajastuvad investeeringute eelarves). Põhivara parendusteks loetakse tehtud töid väärtusega alates põhivara soetamise piirmäärast, mida kasutatakse tulevikus rohkem kui ühe aasta jooksul. Täiendavad juhised, mis aitavad eristada põhivara remonti ja hooldust (ehk majandamiskulusid) parendustest (ehk investeeringutest) on toodud üldeeskirjas § 43 ja RTJ-s 5 (PDF).
Majandamiskuludeks (eelarve konto 55) ei loeta põhivaralt arvestatud amortisatsiooni (liik 60, eelarve konto 61).

Näide – põhivara remont ja hooldus
Asutus planeerib 2021 aasta jooksul värvida seinu ja vahetada tapeete ühes hoones (eeldatav maksumus 3500 eurot) ja vahetada katus ühes teises hoones (eeldatav maksumus 50 000 eurot).
Seinte värvimine ja tapeedi vahetamine loetakse remondikuluks ning planeeritakse majandamiskulude eelarves. Katuse vahetus suurendab oluliselt hoone kasulikku eluiga, mistõttu seda loetakse parenduseks ning planeeritakse investeeringute eelarves.